Microsoft 365 : Créer des espaces collaboratifs efficaces pour la gestion documentaire

Description

Lors de cette formation, les participants apprendront à planifier et configurer des espaces de travail collaboratif dans Microsoft 365 pour optimiser la gestion et le partage des documents. Grâce à des exercices pratiques, ils maîtriseront l’utilisation avancée de SharePoint, Teams et OneDrive tout en garantissant la sécurité et la gouvernance de l’information. Cette formation vise à renforcer la collaboration et l’efficacité dans un environnement de travail moderne.

Objectifs visés  

• Comprendre les principes de collaboration dans Microsoft 365
• Planifier et configurer des espaces de travail collaboratif en fonction des besoins organisationnels
• Déployer des outils de collaboration tout en garantissant la sécurité et la gouvernance
• Optimiser les processus de travail avec des fonctionnalités avancées de SharePoint, Teams, et OneDrive

Public cible  

• Gestionnaires et analystes en gestion de l’information
• Tout professionnel qui désire apprendre comment améliorer l’efficacité de son organisation.  

Préalables

• Connaissance de base de Microsoft 365 (SharePoint, Teams, OneDrive)
• Compréhension des besoins de collaboration et de gestion documentaire dans un environnement professionnel
  

Contenu  

Module 1 : Introduction à la collaboration documentaire dans Microsoft 365

• Vue d'ensemble des outils collaboratifs :
  • SharePoint : Gestion centralisée des documents.
  • Teams : Collaboration en temps réel et communication.
  • OneDrive : Stockage et partage personnel.
• Principes de la collaboration efficace :
  • Accès sécurisé et partagé des documents.
  • Réduction des silos d’information.
• Cas d’usage : Collaboration dans des projets transversaux.

Module 2 : Planification des espaces de travail collaboratif 

• Identification des types d'espaces de travail et des besoins des utilisateurs
• Architecture d’information de base
• Contrôle des accès et permissions
• Gestion des versions et du cycle de vie des documents
• Exercice pratique : Planifier une structure pour un projet d’équipe fictif

Module 3 : Configuration des outils de collaboration 

• Création et personnalisation des espaces SharePoint :
  • Organisation des bibliothèques de documents et des dossiers
  • Canaux standards, privés et partagés
  • Utilisation des listes pour organiser des informations structurées
  • Configuration de la navigation et des métadonnées
  • Création de hubs et de sites d’équipe
• Utilisation avancée de Teams :
  • Création de canaux standard et privés
  • Intégration de SharePoint et OneDrive dans Teams
  • Paramétrage des accès et synchronisation locale
• Exercice pratique : Configurer un site SharePoint et un canal Teams pour un scénario donné

Module 4 : Automatisation et optimisation des processus

• Création de flux pour simplifier les processus documentaires.
• Notifications automatiques pour les approbations et les modifications.
• Recherche et utilisation de Copilot
• Exercice pratique : Mettre en place un flux d’approbation de documents.

Module 5 : Bonnes pratiques et conseils pour une collaboration optimale

• Formation et accompagnement pour garantir une utilisation efficace
• Création de guides et de ressources internes
• Maintenance des espaces collaboratifs
• Surveillance des activités et respect des politiques internes

Mode d'apprentissage

Cette formation est offerte en ligne et combine des éléments des formations synchrones et asynchrones. Elle offre une session en direct ainsi que des contenus accessibles à tout moment.

Nous offrons également cette formation en formule conférence privée. Pour obtenir plus de renseignements, écrivez-nous à formation@chucketco.com.